Smart working 2026: accordo individuale, comunicazione al Ministero e nuove sanzioni
In Italia lavorano in modalità agile circa 3,575 milioni di persone, secondo i dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano. Eppure molte aziende gestiscono questo istituto in modo approssimativo: accordi non scritti, comunicazioni tardive, documenti sulla sicurezza assenti. Nel 2026 questo non è più solo un rischio amministrativo: è diventato un rischio penale.
Il quadro normativo vigente
Lo smart working è disciplinato dalla Legge 22 maggio 2017, n. 81. Nel dicembre 2024, il Collegato Lavoro (L. 203/2024) ha chiarito tempistiche e modalità di comunicazione. Dal 7 aprile 2026, la Legge 11 marzo 2026, n. 34 (Legge PMI 2026) ha introdotto nuovi obblighi di sicurezza e sanzioni penali, modificando il Testo Unico sulla Sicurezza (D.Lgs. 81/2008).
L’accordo individuale: cos’è e cosa deve contenere
L’accordo individuale deve essere stipulato in forma scritta prima dell’inizio della prestazione e deve disciplinare:
- Durata: a termine o a tempo indeterminato. Per il recesso a tempo indeterminato è previsto un preavviso minimo di 30 giorni (90 per i lavoratori fragili)
- Alternanza tra giorni in presenza e da remoto
- Fasce di reperibilità e diritto alla disconnessione
- Strumenti di lavoro forniti dall’azienda
- Gestione dei dati e sicurezza informatica
- Copertura INAIL per infortuni durante la prestazione agile
Gli accordi devono essere conservati per almeno 5 anni.
La comunicazione al Ministero: regole e scadenze
Il datore di lavoro deve comunicare telematicamente al Ministero del Lavoro i nominativi dei lavoratori in smart working. La comunicazione va inviata entro 5 giorni dall’avvio effettivo della prestazione — non dalla firma dell’accordo. Il canale è il Portale Servizi Lavoro (servizi.lavoro.gov.it), accessibile con SPID o CIE.
Sanzione per mancata comunicazione: da 100 a 500 euro per ogni lavoratore coinvolto.
Le nuove sanzioni della Legge 34/2026 (dal 7 aprile 2026)
Dal 7 aprile 2026 è obbligatorio consegnare annualmente ai lavoratori in smart working un’informativa scritta sulla salute e sicurezza, calibrata sul profilo professionale specifico — non un modulo generico. Il mancato adempimento configura un reato contravvenzionale, punito con:
- Arresto da 2 a 4 mesi oppure
- Ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 euro
La sanzione si moltiplica per ogni lavoratore a cui il documento non sia stato consegnato con modalità tracciabile. Non basta redigere il documento: serve la prova di consegna (firma per ricevuta, PEC, firma elettronica).
La checklist di compliance 2026
Per essere in regola, ogni azienda con lavoratori in smart working deve:
- Stipulare un accordo individuale scritto con ogni lavoratore
- Comunicare telematicamente al Ministero entro 5 giorni dall’inizio
- Aggiornare il DVR con i rischi del lavoro agile
- Redigere l’informativa annuale sulla sicurezza specifica per ogni lavoratore
- Consegnare l’informativa con modalità tracciabile e conservare le prove
- Conservare gli accordi per almeno 5 anni
Domande frequenti
Se un dipendente lavora da remoto solo un giorno a settimana, vale lo stesso?
Sì. Non esistono soglie minime di frequenza. L’obbligo scatta con il primo accordo di smart working attivo.
Il trattamento economico del lavoratore in smart working può essere diverso?
No. Deve essere pari a quello dei dipendenti in sede, inclusi premi di risultato, welfare e opportunità di carriera.
L’azienda può imporre lo smart working unilateralmente?
No. Si basa sull’accordo volontario tra le parti, salvo situazioni di emergenza regolate da norme specifiche.
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